Обеспечение сохранности

Для четкой работы архива нужен действенный учет архивных документов. Учетная документация сосредоточена в кабинете заместителя директора - главного хранителя. Здесь хранятся описи архивных дел, карточки учета фондов, документы о приеме и изменении состава фондов. Сегодня все сведения о фондах заносятся в ПК «Архивный фонд». На сегодняшний день в ПК внесены сведения обо всех без исключения фондах архива.

На шести этажах семиэтаэжного здания архива, построенного в 1967 году, располагаются шесть помещений архивохранилища, предназначенные для хранения архивных документов.

Все помещения архивохранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами. Архивные документы на бумажной основе размещены на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках и связках. Документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архиве определен схемой их размещения, утверждаемым директором архива.

Все помещения архива (архивохранилища и рабочие комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилище составлены пофондовые топографические указатели, которые составлены в карточной форме и составлены отдельно на каждый фонд.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, связка) снабжена ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Помещения архивохранилища имеют искусственную вентиляцию. Система кондиционирования обеспечивает рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима.

Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение в хранилище. Так постоянное хранение архивных документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в коробках и связках, а вместо окон используются стеклопакеты.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику.

Так для архивных документов на бумажной основе оптимальная температура воздуха 17 - 19 °C, относительная влажность 50 - 55%.

Температурно-влажностный режим контролируется 2 раза в неделю путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха. Показания контрольно-измерительных приборов (психрометров) фиксируются в специальном регистрационном журнале.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли, проводится систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, связок).

Строго соблюдается охранный режим архива. Здание архива оборудовано средствами охранной сигнализации, организован пост охраны, соблюдается пропускной режим. В конце рабочего дня опечатываются все помещения архивохранилища и рабочие комнаты.

Помещение архивохранилища в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, закрыто на ключ. Ключи в рабочее время находятся у начальника отдела или лица, его замещающего.

Также в архиве соблюдается противопожарный режим. Установлена система автоматического пожаротушения.

На 2-м этаже располагаются лаборатории реставрации и микрофиширования.

При хранении документов выявляются документы в неудовлетворительном физическом состоянии, в соответствии с этим проводится их реставрация. Также в лаборатории осуществляются подшивка и переплет архивных дел.

Реставрация документа заключается в восстановлении его целостности. В нашем архиве используется ручной способ восстановления утраченных частей документа, который заключается в подклейке кусков бумаги, соответствующих размеру утраты, по цвету толщине и фактуре, близкой к авторской, путем «наложения» или «встык». Затем документы просушиваются, укладываются под пресс для выравнивания и переплетаются или подшиваются в подготовленную обложку. Таким образом продлевается жизнь старых документов.

В КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» ведутся работы по страховому копированию особо ценных документов с 1989 года.

Лаборатория оснащена микрофильмирующим комплексом «Старт», предназначенным для изготовления страхового фонда на микрофишах. В состав «Старта» входят аппарат для статической съемки, аппарат для фотохимической обработки, прибор для измерения освещенности, микроскоп для определения читаемости тест-объекта, денситометр - прибор для замера оптической плотности, читальный аппарат, диазодубликатор - прибор для изготовления микрофиш 2-го поколения, аквадистилятор - прибор для получения дистиллированной воды.